Virtuelle Versammlung und zertifizierter Verwalter im WEG
Seit den jüngsten Änderungen im Wohnungseigentumsrecht sind virtuelle Versammlungen unter klaren Voraussetzungen möglich. Gleichzeitig prägt der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter die Organisation kleiner Gemeinschaften.
Virtuelle Eigentümerversammlungen und der zertifizierte Verwalter betreffen auch kleine Wohnungseigentümergemeinschaften unmittelbar. Beide Themen sind gesetzlich geordnet, werden in der Praxis aber oft vermischt: Die Form der Versammlung entscheidet darüber, wie Beschlüsse zustande kommen. Die Qualifikation des Verwalters betrifft dagegen, wer die Verwaltung führen soll oder muss.
Für ehrenamtlich verwaltete Gemeinschaften schafft eine klare Trennung Ruhe. Prüfen Sie zuerst, welche Versammlungsform ein wirksamer Beschluss erlaubt. Prüfen Sie anschließend, ob ein Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter besteht. Hinweise zur rechtlichen Einordnung bereitet auch der Autor dieses Beitrags für Eigentümergemeinschaften auf.
Virtuelle Teilnahme war bereits neben der Präsenzversammlung möglich
Paragraf 23 Absatz 1 Satz 2 Wohnungseigentumsgesetz, kurz WEG, erlaubt eine Präsenzversammlung mit elektronischer Teilnahme. Die Wohnungseigentümer müssen diese Möglichkeit beschließen. Ohne einen solchen Beschluss ist nicht automatisch jede Videozuschaltung eine gleichwertige Teilnahme an der Eigentümerversammlung.
Bei dieser Form bleibt ein realer Versammlungsort bestehen. Einzelne Eigentümer können sich zusätzlich über elektronische Kommunikation zuschalten und ihre Rechte ganz oder teilweise auf diesem Weg ausüben, soweit der Beschluss dies vorsieht. Das wird häufig als hybride Versammlung bezeichnet.
Der Beschluss muss die praktische Durchführung tragen
Der Beschluss sollte nicht bei dem Wort „digital“ stehen bleiben. Er sollte eindeutig festhalten, dass die Teilnahme ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege elektronischer Kommunikation möglich ist, und regeln, welche Rechte dabei ausgeübt werden können. Dazu gehören insbesondere Rederecht, Antragstellung und Stimmabgabe.
Praktisch muss die Gemeinschaft außerdem sicherstellen, dass zugeschaltete Eigentümer zuverlässig teilnehmen können. Die Einladung sollte deshalb Zugangsdaten, technische Hinweise und eine Kontaktmöglichkeit bei Störungen enthalten. Für die Frist ist die korrekte Berechnung der Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung ebenso wichtig wie die Wahl der Technik.
Eine zugeschaltete Person darf nicht bloß zuhören, wenn der gefasste Beschluss die vollständige Ausübung ihrer Rechte eröffnen soll. Umgekehrt kann die Gemeinschaft die elektronische Teilnahme nicht durch bloße Gewohnheit etablieren. Maßgeblich bleiben der Wortlaut des geltenden Beschlusses und die konkrete Einladung.
Rein virtuelle Versammlungen brauchen einen besonderen Beschluss
Eine rein virtuelle Eigentümerversammlung hat keinen Versammlungsort, an dem sich Eigentümer in Präsenz treffen. Sie ist nicht dasselbe wie eine Präsenzversammlung mit Zuschaltung. Für diese weitergehende Form verlangt Paragraf 23 Absatz 1a WEG einen besonderen Grundlagenbeschluss.
Erforderlich sind mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen und zugleich mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile. Beide Voraussetzungen müssen vorliegen. Eine Mehrheit nach Köpfen allein reicht daher nicht, wenn die erforderliche Mehrheit der Miteigentumsanteile nicht erreicht wird.
Zwei Mehrheiten getrennt feststellen
Der Versammlungsleiter sollte die Abstimmung nachvollziehbar in zwei Schritten auswerten. Zuerst ist festzustellen, ob mindestens drei Viertel der in dieser Abstimmung abgegebenen Stimmen zustimmen. Danach ist zu prüfen, ob die Zustimmenden zusammen mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile halten.
- Stimmen, die nicht abgegeben werden, zählen nicht zu den abgegebenen Stimmen.
- Für die zweite Voraussetzung bleibt die Gesamtzahl aller Miteigentumsanteile der Gemeinschaft der Bezugspunkt.
- Das Ergebnis und beide Mehrheitsfeststellungen gehören in die Niederschrift und in die Beschluss-Sammlung.
Ein ungenauer Beschlusswortlaut ist hier unnötig riskant. Er sollte ausdrücklich die rein virtuelle Durchführung nach Paragraf 23 Absatz 1a WEG benennen, den zulässigen Zeitraum bestimmen und die Mehrheit korrekt ausweisen. Wer Präsenz, hybride, virtuelle Versammlung und Umlaufbeschluss abgrenzen möchte, findet eine Übersicht der Versammlungsformen im WEG.
Der Beschluss zur virtuellen Versammlung ist zeitlich begrenzt
Der Beschluss nach Paragraf 23 Absatz 1a WEG darf eine rein virtuelle Durchführung nur innerhalb eines Zeitraums von höchstens drei Jahren nach dem Beschluss erlauben. Die Gemeinschaft kann also keine dauerhaft unbefristete Ermächtigung zur ausschließlichen Onlineversammlung beschließen.
Nach Ablauf des bestimmten Zeitraums endet die Grundlage für rein virtuelle Versammlungen. Soll diese Form weiter genutzt werden, muss die Gemeinschaft rechtzeitig einen neuen Beschluss fassen. Dabei gelten erneut die besonderen Mehrheitserfordernisse des Paragrafen 23 Absatz 1a WEG.
Frist und Beschluss-Sammlung im Blick behalten
In einer kleinen Selbstverwaltung sollte der Ablaufzeitpunkt nicht nur im Protokoll stehen. Tragen Sie ihn sichtbar in den Jahreskalender und in die Beschluss-Sammlung ein. So kann der Verwalter die Verlängerung auf die Tagesordnung setzen, bevor eine Einladung für eine rechtlich nicht gedeckte rein virtuelle Versammlung versandt wird.
Die Beschluss-Sammlung ist kein bloßes Archiv für alte Protokolle. Sie muss die Beschlüsse in der gesetzlich vorgesehenen Form nachvollziehbar dokumentieren. Wie diese Pflicht praktisch organisiert werden kann, erläutert der Beitrag Die Beschluss-Sammlung nach dem WEG richtig führen.
Eine Präsenzversammlung bleibt grundsätzlich jährlich vorgesehen
Auch wenn ein wirksamer Beschluss rein virtuelle Versammlungen ermöglicht, soll nach Paragraf 23 Absatz 1a WEG grundsätzlich mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden. Die virtuelle Form ersetzt damit nicht ohne Weiteres jeden persönlichen Termin der Gemeinschaft.
Von dieser jährlichen Präsenzversammlung kann nur abgewichen werden, wenn sämtliche Wohnungseigentümer in Textform etwas anderes beschließen. Textform bedeutet, dass die Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird und die erklärende Person genannt ist. Eine bloße mündliche Absprache oder eine Mehrheitsentscheidung genügt dafür nicht.
Allstimmigkeit sorgfältig dokumentieren
Gerade bei wenigen Einheiten kann es naheliegen, auf Präsenztermine zu verzichten. Dann muss die Zustimmung aber tatsächlich von allen Wohnungseigentümern in Textform vorliegen. Bewahren Sie die einzelnen Erklärungen geordnet auf und dokumentieren Sie eindeutig, worauf sich die Einigkeit bezieht.
Wechselt ein Eigentümer, sollte die Gemeinschaft nicht unterstellen, dass dessen Rechtsvorgänger die Regelung für ihn dauerhaft geregelt hat. Vor der nächsten Einladung ist zu prüfen, welche Beschlüsse gelten und ob die Voraussetzung für den Verzicht auf die jährliche Präsenzversammlung weiterhin sicher belegt ist. Bei Zweifeln ist eine Präsenzversammlung der rechtssichere Weg.
Der zertifizierte Verwalter ist ein gesetzlicher Anspruch
Paragraf 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG zählt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach Paragraf 26a WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Grundsätzlich kann jeder Wohnungseigentümer die Bestellung eines solchen Verwalters verlangen. Das ist ein individueller Anspruch, nicht nur ein Wunsch einer Mehrheit.
Die Regel beantwortet nicht die Frage, ob eine Gemeinschaft überhaupt zwingend einen externen Verwalter beauftragen muss. Sie betrifft die Qualifikation der Person, die zum Verwalter bestellt werden soll. Auch ein Eigentümer, der bisher ehrenamtlich verwaltet, sollte daher prüfen, ob die gesetzliche Ausnahme für kleine Gemeinschaften greift.
Bestellung und Verwaltervertrag unterscheiden
Die Bestellung des Verwalters und der Vertrag über seine Tätigkeit sind rechtlich zu unterscheiden. Die Gemeinschaft sollte beide Punkte sauber beschließen und die Aufgaben, Vergütung sowie Laufzeit nachvollziehbar festhalten. Das gilt besonders, wenn ein Miteigentümer Verwaltungsaufgaben nebenberuflich übernimmt.
Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nimmt dem Verwaltungsbeirat und den Eigentümern nicht ihre Kontrollaufgaben ab. Belege, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Beschlussumsetzung bleiben Themen, die in der Gemeinschaft geordnet vorbereitet und geprüft werden müssen.
Die Prüfung zum zertifizierten Verwalter erfolgt bei der IHK
Paragraf 26a Absatz 1 WEG bestimmt, wer sich zertifizierter Verwalter nennen darf: Er muss vor einer Industrie und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen haben, dass er die notwendigen Kenntnisse besitzt. Die Prüfung ist damit der gesetzlich vorgesehene Nachweis für diese Bezeichnung.
Die Einzelheiten der Prüfung regelt die Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz, kurz Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung. Sie ordnet den Prüfungsstoff unter anderem den Bereichen Grundlagen der Immobilienwirtschaft, rechtliche Grundlagen, kaufmännische Grundlagen sowie technische Grundlagen zu.
Die IHK Prüfung Verwalter ist nicht mit einer Erlaubnis nach Paragraf 34c Gewerbeordnung gleichzusetzen. Wer gewerbsmäßig Wohnimmobilien verwaltet, muss die dafür einschlägigen gewerberechtlichen Vorgaben gesondert beachten. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, kann von der konkreten Tätigkeit und von weiteren Umständen abhängen.
Kleine Selbstverwaltungen fallen unter eine wichtige Ausnahme
Paragraf 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG enthält für sehr kleine Gemeinschaften eine Ausnahme. Sie greift nur, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.
Alle Voraussetzungen müssen zugleich erfüllt sein. Bestehen neun oder mehr Sondereigentumsrechte, hilft die Ausnahme nicht. Ebenso greift sie nicht, wenn ein externer Verwalter bestellt ist oder wenn mindestens ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.
Auf Sondereigentumsrechte kommt es an
Entscheidend ist die Zahl der Sondereigentumsrechte, nicht eine grobe Schätzung der Haushalte oder Gebäude. Prüfen Sie Teilungserklärung, Aufteilungsplan und Grundbuchlage, wenn etwa Stellplätze oder sonstige Räume als eigenes Sondereigentum ausgestaltet sind. Die Einheitenzählung kann deshalb anders ausfallen als der erste Blick auf die Wohnanlage vermuten lässt.
Die Ausnahme bedeutet nicht, dass eine Selbstverwaltung ohne klare Prozesse auskommt. Der Eigentümerverwalter muss Einladungen, Beschlüsse, Unterlagen und Zahlungsabläufe weiterhin ordentlich organisieren. Wer die Ausnahme nutzt, sollte gerade deshalb Zuständigkeiten und Dokumentation verbindlich ordnen.
Regeln früh ordnen, Beschlüsse belastbar vorbereiten
Für kleine Gemeinschaften ergibt sich eine klare Reihenfolge: Prüfen Sie zunächst, ob eine hybride Teilnahme bereits beschlossen ist oder ob ein Beschluss für rein virtuelle Versammlungen mit der besonderen Mehrheit erforderlich ist. Notieren Sie dessen Laufzeit und planen Sie die jährliche Präsenzversammlung ein, sofern nicht sämtliche Eigentümer in Textform wirksam etwas anderes festgelegt haben. Klären Sie außerdem anhand von Sondereigentumsrechten, Verwalterperson und Verlangen der Eigentümer, ob die Ausnahme vom zertifizierten Verwalter greift.
Damit diese Ordnung im Alltag nicht im Protokollstapel verloren geht, kann Eigentümerbuch Einladungen, Tagesordnungen, Beschlussfassungen und die Beschluss-Sammlung in einem Ablauf dokumentieren. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. So lassen sich die Formalien vor der nächsten Versammlung in Ruhe vorbereiten, statt sie erst nach einem Streit über einen Beschluss zu suchen.
