Der volle Ordner
Einladungen, Vollmachten und Protokolle liegen zusammen, aber ohne klare Verbindung. Für die nächste Versammlung muss mühsam rekonstruiert werden, was beschlossen wurde.
Für selbstverwaltende WEGs
Versammlungen ordnen, Beschlüsse sicher festhalten
Im Ordner, Karton oder in der Tabelle liegt vieles, doch im entscheidenden Moment findet sich der richtige Beschluss nicht. Eigentümerbuch führt kleine Eigentümergemeinschaften von der Einladung bis zur fortlaufenden Beschluss-Sammlung.
- Einladung mit Frist im Blick
- Tagesordnung und Beschlüsse zusammenführen
- Beschluss-Sammlung fortlaufend führen
- Für kleine Gemeinschaften
- WEG-orientierter Ablauf
- Früher Zugang möglich
- Deutschsprachige Oberfläche
Wenn Verwaltung nebenbei läuft
Lose Unterlagen schaffen keine verlässliche Verwaltung
Viele kleine Gemeinschaften verwalten sich nach dem Wegfall eines externen Verwalters selbst. Dann müssen Formalien eingehalten werden, obwohl Zeit, Routine und eine geordnete Ablage oft fehlen.
Fristen geraten aus Sicht
Die Einladung wird neben Beruf und Alltag vorbereitet. Ohne festen Ablauf kann eine gesetzliche Frist übersehen werden.
Unklare Beschlussworte
Ein Beschluss wird im Protokoll oft nur kurz notiert. Für spätere Umsetzung, Einsicht oder eine Anfechtung fehlt dann ein eindeutiger Wortlaut.
Sammlung bleibt offen
Die Beschluss-Sammlung wird mit einzelnen Protokollen verwechselt oder gar nicht geführt. Eigentümer können ihre Einsicht dann nicht an einer geordneten Stelle wahrnehmen.
Ein Formfehler kann dazu führen, dass eine geplante Maßnahme erneut beraten werden muss.
Ein geordneter Vorgang
Von der Einladung bis zum nachlesbaren Beschluss
Eigentümerbuch bündelt die Schritte einer Eigentümerversammlung in einer gemeinsamen Akte. Statt Dokumente später zusammenzusuchen, entsteht die Dokumentation während der Vorbereitung und Durchführung.
Schritt 1
Versammlung vorbereiten
Legen Sie Termin und Tagesordnung an und erfassen Sie die Einladung als Teil des Vorgangs. Die Frist bleibt dabei sichtbar, damit die Vorbereitung nicht auf einem Zettel endet.
Schritt 2
Beschlüsse festhalten
Halten Sie Wortlaut, Ergebnis und Datum direkt zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten fest. Auch ein Umlaufbeschluss kann als eigener Vorgang dokumentiert werden.
Schritt 3
Sammlung fortführen
Übernehmen Sie beschlossene Inhalte in die fortlaufende Beschluss-Sammlung. Der Eintrag bleibt mit der Versammlung und den zugehörigen Unterlagen verbunden.
Für den Verwaltungsalltag
Werkzeuge für die Aufgaben kleiner Gemeinschaften
Eigentümerbuch konzentriert sich auf den Ablauf, der bei Selbstverwaltung besonders fehleranfällig ist: vorbereiten, beschließen, nachweisen und wiederfinden.
Versammlungsakte
Jede Versammlung erhält einen eigenen geordneten Vorgang mit Termin, Tagesordnung und Unterlagen.
Fristübersicht
Die Einladungsfrist wird beim Termin sichtbar, damit die Vorbereitung rechtzeitig beginnt.
Tagesordnungspunkte
Ordnen Sie Themen einzeln an und bereiten Sie zu jedem Punkt einen klaren Beschluss vor.
Beschlussvorlagen
Formulieren Sie Beschlüsse im Zusammenhang mit dem Tagesordnungspunkt statt nur im Nachhinein im Protokoll.
Beschluss-Sammlung
Führen Sie Einträge fortlaufend und rufen Sie frühere Beschlüsse gezielt auf.
Umlaufbeschlüsse
Dokumentieren Sie Beschlüsse im Umlaufverfahren samt Textform und Ergebnis in einem eigenen Ablauf.
Unterlagenablage
Legen Sie Einladung, Protokoll und weitere Dateien dort ab, wo sie zur Versammlung gehören.
Einsicht vorbereiten
Stellen Sie die Beschluss-Sammlung geordnet bereit, wenn Eigentümer Einsicht nehmen möchten.
Mehr Übersicht, weniger Unruhe
Verwaltung bleibt auch nebenbei nachvollziehbar
Die Software ersetzt nicht die Verantwortung der Gemeinschaft. Sie gibt ehrenamtlichen Verwaltern und Beiräten jedoch eine feste Ordnung für wiederkehrende Pflichten.
- Nichts zusammensuchenUnterlagen und Beschlüsse bleiben beim gleichen Vorgang. Vor der nächsten Versammlung beginnt die Suche nicht wieder von vorn.
- Formalien im BlickFristen, Tagesordnung und Beschlussdokumentation gehören zum Ablauf. Das macht die Vorbereitung weniger abhängig von Erinnerungen.
- Beschlüsse verständlich haltenEin klar formulierter Eintrag ist später leichter umzusetzen und zu prüfen. Auch neue Beiratsmitglieder finden den Zusammenhang schneller.
- Gemeinschaft entlastenDie Verwaltungskosten lassen sich auf die Wohnungen der Gemeinschaft verteilen. So muss keine einzelne Person ein privates Ablagesystem pflegen.
Rechtlicher Rahmen
Pflichten, die sich nachschlagen lassen
Eigentümerbuch richtet seinen Ablauf an den Vorgaben des Wohnungseigentumsgesetzes aus. Die Software ersetzt keine Rechtsberatung und trifft keine Beschlüsse für die Gemeinschaft.
Einladung zur Versammlung
Die Eigentümer sind mindestens drei Wochen vor der Versammlung einzuberufen. In besonders dringenden Fällen kann die Frist verkürzt werden.
Grundlage: § 24 Absatz 4 Satz 2 WEGBeschluss-Sammlung und Einsicht
Der Verwalter hat eine Beschluss-Sammlung zu führen. Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Beschluss-Sammlung nehmen.
Grundlage: § 24 Absatz 7 und Absatz 8 WEGAnfechtung und Umlaufbeschluss
Eine Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung zu erheben. Ein Beschluss außerhalb einer Versammlung setzt die Zustimmung aller Wohnungseigentümer in Textform voraus, soweit keine abweichende Regelung besteht.
Grundlage: § 45 Satz 1 WEG und § 23 Absatz 3 WEG
Julien Jimenez
Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor der Fachbeiträge bei Eigentümerbuch. Zur Autorenseite
Eigentümerbuch befindet sich in der Pilotphase. Gesucht werden Erstanwender aus kleinen, selbstverwaltenden Gemeinschaften, die den Ablauf erproben und Rückmeldung geben möchten.
Einfach je Gemeinschaft
Preise für kleine Eigentümergemeinschaften
Die Nutzung wird je Gemeinschaft berechnet und kann aus dem Verwaltungskostenanteil getragen werden. Der Umfang richtet sich nach der Zahl der Einheiten, nicht nach einzelnen Nutzerkonten.
Kleine Gemeinschaft
Für selbstverwaltende Gemeinschaften mit bis zu zwölf Einheiten.
14 Europro Monat
- Eine Eigentümergemeinschaft
- Bis zu zwölf Einheiten
- Versammlungsakten
- Beschluss-Sammlung
- Umlaufbeschlüsse
Für den überschaubaren Verwaltungsalltag.
Gemeinschaft
Für Gemeinschaften mit dreizehn bis vierzig Einheiten.
24 Europro Monat
- Eine Eigentümergemeinschaft
- Bis zu vierzig Einheiten
- Versammlungsakten
- Beschluss-Sammlung
- Umlaufbeschlüsse
- Unterlagenablage
Der passende Rahmen für die meisten Anfragen.
Pilotgemeinschaft
Für Gemeinschaften bis vierzig Einheiten, die den frühen Zugang mit Rückmeldung verbinden möchten.
24 Europro Monat
- Alle Funktionen des Pakets Gemeinschaft
- Früher Zugang
- Einführung in den Ablauf
- Rückmeldung zur Pilotphase
- Direkter Kontakt bei Fragen
Verfügbarkeit nach Abstimmung.
Alle Preise verstehen sich pro Gemeinschaft und Monat zuzüglich Umsatzsteuer, sofern diese anfällt. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
Fragen aus der Selbstverwaltung
Die Antworten beschreiben den vorgesehenen Einsatz von Eigentümerbuch in kleinen Gemeinschaften.
Ist Eigentümerbuch eine vollständige Hausverwaltungssoftware?
Nein. Eigentümerbuch konzentriert sich auf Eigentümerversammlungen, Beschlüsse und die Beschluss-Sammlung. Für Buchhaltung, Zahlungsverkehr oder technische Objektverwaltung ist es nicht als Ersatz gedacht.
Für wen ist die Software gedacht?
Für selbstverwaltende Eigentümergemeinschaften mit vier bis vierzig Einheiten, ehrenamtliche Verwalter und Verwaltungsbeiräte. Besonders passend ist sie, wenn eine Gemeinschaft nach dem Wegfall einer externen Verwaltung Ordnung schaffen muss.
Ersetzt Eigentümerbuch rechtliche Beratung?
Nein. Die Software hilft, Unterlagen und Abläufe zu ordnen, sie beurteilt aber keinen Einzelfall. Bei streitigen Beschlüssen oder besonderen Regelungen in der Gemeinschaftsordnung sollte fachlicher Rat eingeholt werden.
Kann ich eine Beschluss-Sammlung aus alten Protokollen aufbauen?
Ja, frühere Beschlüsse können als Einträge nachgetragen werden. Ob ein alter Beschluss vollständig und richtig erfasst ist, muss die Gemeinschaft anhand ihrer Unterlagen selbst prüfen.
Wie unterstützt die Software bei der Einladungsfrist?
Der Termin und die Vorbereitung der Einladung werden in einem Vorgang geführt. Die gesetzliche Dreiwochenfrist bleibt als Orientierung sichtbar, die Verantwortung für die ordnungsgemäße Einberufung bleibt beim Verwalter.
Sind Umlaufbeschlüsse möglich?
Eigentümerbuch bietet einen geordneten Vorgang für Umlaufbeschlüsse. Ob die erforderlichen Zustimmungen vorliegen oder eine abweichende Regelung gilt, muss die Gemeinschaft im konkreten Fall prüfen.
Was bedeutet Pilotphase?
Das Produkt wird noch mit frühen Gemeinschaften erprobt und weiterentwickelt. Funktionen, Abläufe und Verfügbarkeit können sich deshalb auf Grundlage der Rückmeldungen verändern.
Eigentümerbuch Magazin
Wissen für die selbstverwaltete WEG
Beiträge zu Einladung, Beschlüssen, Beschluss-Sammlung und den wiederkehrenden Aufgaben kleiner Eigentümergemeinschaften.
Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht erklärt
Diese drei Unterlagen werden in kleinen Gemeinschaften oft vermischt, obwohl sie unterschiedliche Pflichten erfüllen. Der Grundlagenbeitrag definiert die Begriffe und zeigt, welche Entscheidungen die Eigentümer jeweils treffen.
Umlaufbeschluss in Textform Schritt für Schritt durchführen
Ein Umlaufbeschluss spart einen Termin, verlangt aber eine lückenlose Zustimmung und einen eindeutig identifizierbaren Beschluss. Der Leitfaden führt von der Formulierung über den Versand bis zum Eintrag in die Beschluss-Sammlung.
Praxisfall: Sanierung und Sonderumlage sauber beschließen
Eine kleine Gemeinschaft muss eine dringende Maßnahme finanzieren und rechtssicher beschließen. An einem durchgerechneten Fall zeigt der Beitrag, wie Tagesordnung, Kostenverteilung, Sonderumlage und Beschluss-Sammlung zusammenwirken.
Pilotphase
Bringen Sie Ordnung in die nächste Versammlung
Sie verwalten eine kleine Gemeinschaft selbst oder unterstützen den Beirat? Schildern Sie kurz Ihre Ausgangslage, damit wir den passenden Einstieg besprechen können.
- Wir prüfen, ob die Gemeinschaft zum Pilot passt.
- Sie erhalten eine kurze Rückmeldung zum Ablauf.
- Auf Wunsch zeigen wir die Funktionen in einer Vorführung.
Frühen Zugang anfragen
Teilen Sie uns mit, wie viele Einheiten Ihre Gemeinschaft hat und was aktuell geordnet werden soll. Besonders hilfreich ist der Anlass, etwa eine bevorstehende Versammlung oder der Wechsel in die Selbstverwaltung.